Raadslid Michiel Van Robaeys licht zijn/haar mondelinge vraag toe:
Als gemeenteraadslid en samen met mijn fractie wil ik me actief inzetten om het bruisende verenigingsleven in onze deelgemeenten, Ruiselede, Zwevezele en Wingene, alle kansen te geven om te groeien en bloeien. Onze verenigingen zetten zich het hele jaar door belangeloos in voor gemeenschapsvorming, cultuur, sport en sociaal engagement. Een goede communicatie is daarbij van cruciaal belang om hun initiatieven bekend te maken bij een breed publiek, om mensen samen te brengen.
In Ruiselede kenden we het activiteitenblaadje, dat inmiddels is geëvolueerd naar een UiT-magazine. In Wingene en Zwevezele zijn er digitale infoborden, terwijl er in Ruiselede houders zijn voor informatiepanelen. Daarnaast is er natuurlijk de UiT-databank.
Toch merk ik dat het een uitdaging is om in de nieuwe gemeente alle verenigingen de mogelijkheden te leren kennen en onze inwoners ook wegwijs te maken in het ruime aanbod. Daarom heb ik graag volgende vragen voor u:
Mijn concrete vragen:
Schepen van communicatie Brecht Warnez antwoordt als volgt:
1. Hoe wordt momenteel gecommuniceerd naar verenigingen over de mogelijkheden tot promotie via de gemeentelijke kanalen?
De verenigingen worden op meerdere manieren geïnformeerd over de mogelijkheden tot promotie via de gemeentelijke communicatiekanalen. Deze zijn:
Infoavonden voor verenigingen: Tijdens deze avond zoals vorig jaar in Ruiselede wordt de volledige werking toegelicht, inclusief administratieve processen, tools en promotiemogelijkheden. Er is specifieke aandacht voor de volgende kanalen:
Na registratie van een evenement: Na registratie ontvangt de vereniging een bevestigingsmail van het Vrijetijdspunt, met een expliciete reminder om het evenement ook in te voeren in de UiT-databank.
Via de gemeentelijke website: Op de pagina Zelf organiseren - Wingene vinden verenigingen een overzicht van de beschikbare communicatiekanalen en de bijhorende afspraken.
In de dagelijkse werking: Tijdens regulier contact (via mail, telefoon of fysiek overleg) tussen het lokaal bestuur en de verenigingen worden ze regelmatig herinnerd aan de promotiemogelijkheden door medewerkers van het Vrijetijdspunt
2. Is er vanuit de gemeente proactieve ondersteuning of begeleiding voorzien voor (kleinere) verenigingen die minder vertrouwd zijn met digitale communicatie?
De infoavonden zijn in deze contacten van grote waarde. Tijdens deze avonden wordt niet enkel toelichting geven over de werking, maar wordt er ook praktisch aan de slag gegaan met de digitale tools zoals het Loket voor verenigingen. Dankzij de integratie van screenshots in de presentatie komen de verenigingen al een eerste keer met de tools in contact. De presentatie staat ook beschikbaar op de website als naslagwerk en kan dienst doen als een kleine handleiding.
Persoonlijke begeleiding: Verenigingen kunnen bij het Vrijetijdspunt terecht voor ondersteuning. Afhankelijk van de nood kan dit telefonisch, per mail of zelf in het gemeentehuis. De evenementencoördinator vult dan samen met de verenging registraties of formulieren invullen.
Communicatie via nieuwsbrief: via de specifieke nieuwsbrief voor verenigingen worden ook regelmatig tips en richtlijnen gedeeld over communicatie en de processen.
3. Op welke manier wordt binnen de fusiegemeente het aanbod in de verschillende deelgemeenten op elkaar afgestemd?
De fusie heeft op dit vlak wel wat voordelen geboden voor de verenigingen.
Zo hebben we het idee van een activiteitenblaadje in Ruiselede behouden en een upgrade gegeven tot een echt UiT-Magazine.
Het systeem van de digiborden wordt dan weer van Wingene en Zwevezele naar Ruiselede meegenomen, waar – in samenspraak met ook schepen Bracke – een nieuw digibord komt.
Zo worden alle promotiemogelijkheden binnen de fusiegemeente gelijk aangeboden aan alle verenigingen.
Enig artikel
De gemeenteraad neemt kennis van de mondelinge vraag en het antwoord over 'Steun voor verenigingen bij hun communicatie'.