Met ingang van 2019 moeten de lokale besturen uiterlijk op 30 juni aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau rapporteren over de organisatiebeheersing (art. 219 van het decreet lokaal bestuur).
Het decreet lokaal bestuur (art. 217) omschrijft organisatiebeheersing als "het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over doelstellingen, risicobeheer, wetgeving en procedures, betrouwbare financiële informatie, effectieve en efficiënte inzet van middelen en de bescherming van fraude en activa".
Het decreet geeft niet aan hoe dit systeem van organisatiebeheersing moet worden ingevuld, maar expliceert wel dat het moet worden vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met managementteam (art. 219).
Wingene (pre-fusie)
In zitting van 28 januari 2019 werd het charter organisatiebeheersing zowel door de gemeente- als OCMW-raad goedgekeurd. Dit charter dient als een raamwerk voor alle initiatieven en rapportering inzake organisatiebeheersing. Het omschrijft het regelgevend kader, de projectstructuur, de prioriteitsbepaling, het bepalen van maatregelen en monitoring en periodieke opvolging.
Het uiteindelijke doel van organisatiebeheersing is het beheersen van risico’s in de organisatie om zo te komen tot een kwaliteitsvolle werking van het geheel, en van alle onderdelen. Daarom 2 sporen. Spoor 1 wordt opgevolgd en ingevuld door een stuurgroep van managementteamleden en sleutelfiguren uit de organisatie (MAT). Spoor 2 bestaat uit werkgroepen samengesteld op basis van het organogram. De werkgroepen bestaan opnieuw uit sleutelfiguren die de eigen dienst en de risico’s verbonden met het takenpakket van de dienst goed in kaart brengen en opvolgen. Deze twee sporen zijn van belang doorheen het volledige organisatiebeheerstraject zowel bij het in kaart brengen van de risico’s, het bepalen van de beheersmaatregelen (organisatiebeheersrapport) als bij het rapporteren en opvolgen nadien (GANTT-chart).
Het is niet aangewezen om alle activiteiten en de volledige organisatie tot in het kleinste detail te gaan opvolgen in het organisatiebeheerstraject. De prioriteiten worden vastgelegd aan de hand van de methodiek van de risicoanalyse die worden vervat in een organisatiebeheersrapport (OBR).
Het overzicht van de risico’s per dienst (spoor 2) en de risico’s op het niveau van de organisatie (spoor 1) worden samen met de maatregelen en hun maturiteit opgenomen in een organisatiebeheersrapport. Dit rapport geeft dus een overzicht van alle kritische punten en prioritaire maatregelen.
Elk jaar - uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar - krijgen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het organisatiebeheersingsrapport aangeboden door de algemeen directeur. Er wordt steeds gerapporteerd over een volledig kalenderjaar voor de periode januari - december.
Ruiselede (pre-fusie)
In zitting van 30 juni 2020 keurden de Gemeente- en OCMW-raad een kader goed voor de uitrol van een organisatiebeheersingssysteem voor gemeente en OCMW Ruiselede. Dit kader diende een structuur te vormen waarop gemeente en OCMW Ruiselede konden evolueren naar een moderne, lerende organisatie die ernaar streeft zichzelf continu te verbeteren en haar doelstellingen op een efficiënte en kwaliteitsvolle manier te bereiken.
Binnen dit kader werd ervoor geopteerd om zowel de beleidsopvolging als de organisatiebeheersing op te nemen.
De pijlers van het ‘Kader organisatiebeheersing: lerende organisatie’ zijn:
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. Er wordt steeds gerapporteerd over de periode van juli (van het voorgaande jaar) tot juni (van het rapporteringsjaar).
Rapport over 2024
In de fusiecontext worden de beheersmaatregelen van Wingene en van Ruiselede opgenomen in één rapport, het organisatiebeheersingsrapport over 2024.
Dit rapport omvat maatregelen en acties voor het volledige kalenderjaar 2024 in Wingene, en voor de tweede helft van 2024 in Ruiselede.
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel. 171, §1 en 217-220
- charter organisatiebeheersing Wingene
- kader organisatiebeheersing Ruiselede
- rapportering organisatiebeheersing lokaal bestuur Wingene over 2024
Enig artikel
De gemeenteraad neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing over 2024.