De voorzitter opent de zitting op 30/06/2025 om 21:16.
De OCMW-raad keurt het verslag goed van de vorige zitting, die doorging op maandag 26 mei 2025.
De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de leden van de OCMW-raad. Zij kunnen er vanaf acht dagen voor de zitting kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
Elk lid van de OCMW-raad heeft het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. De meerderheid van de raad kan ofwel akkoord gaan met die opmerkingen, met als gevolg de aanpassing van de notulen, ofwel is er geen akkoord van de meerderheid, met als gevolg het behoud en de goedkeuring van de voorliggende notulen.
Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd.
Nadien ondertekenen de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur de goedgekeurde notulen.
- de omzendbrief van de Vlaamse Regering betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 32 en 74
- het huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad, vastgesteld in zitting van 27 januari 2025.
- verslag OCMW-raad van 26 mei 2025
Enig artikel
De OCMW-raad keurt het verslag goed van de vorige zitting die doorging op maandag 26 mei 2025.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt het kader organisatiebeheersing voor gemeente en OCMW Wingene vast.
Artikel 171. § 1 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de algemeen directeur instaat voor het organisatiebeheersingssysteem, overeenkomstig artikel 217 tot en met 220.
Artikel 217 van het decreet lokaal bestuur definieert organisatiebeheersing als: “Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men: 1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst; 2° wetgeving en procedures naleeft; 3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt; 4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet; 5° de activa beschermt en fraude voorkomt.”
Artikel 218 houdt in dat het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Volgens artikel 219 wordt het organisatiebeheersingssysteem vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Het bestuur zag het fusietraject tussen Wingene en Ruiselede als een uitgelezen kans om de kaders voor organisatiebeheersing van de fusionerende gemeentes te evalueren, en vanuit die analyse naar een nieuw gezamenlijk kader voor de fusiegemeente Wingene toe te werken. Het nieuwe kader omschrijft hoe Wingene een systeem voor organisatiebeheersing verankert in haar werking, en bestaat uit deze onderdelen:
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel 171 §1, en artikels 217-220
- kader voor organisatiebeheersing gemeente en OCMW Wingene
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt het kader organisatiebeheersing voor gemeente en OCMW Wingene vast.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing over 2024.
Met ingang van 2019 moeten de lokale besturen uiterlijk op 30 juni aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau rapporteren over de organisatiebeheersing (art. 219 van het decreet lokaal bestuur).
Het decreet lokaal bestuur (art. 217) omschrijft organisatiebeheersing als "het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over doelstellingen, risicobeheer, wetgeving en procedures, betrouwbare financiële informatie, effectieve en efficiënte inzet van middelen en de bescherming van fraude en activa".
Het decreet geeft niet aan hoe dit systeem van organisatiebeheersing moet worden ingevuld, maar expliceert wel dat het moet worden vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met managementteam (art. 219).
Wingene (pre-fusie)
In zitting van 28 januari 2019 werd het charter organisatiebeheersing zowel door de gemeente- als OCMW-raad goedgekeurd. Dit charter dient als een raamwerk voor alle initiatieven en rapportering inzake organisatiebeheersing. Het omschrijft het regelgevend kader, de projectstructuur, de prioriteitsbepaling, het bepalen van maatregelen en monitoring en periodieke opvolging.
Het uiteindelijke doel van organisatiebeheersing is het beheersen van risico’s in de organisatie om zo te komen tot een kwaliteitsvolle werking van het geheel, en van alle onderdelen. Daarom 2 sporen. Spoor 1 wordt opgevolgd en ingevuld door een stuurgroep van managementteamleden en sleutelfiguren uit de organisatie (MAT). Spoor 2 bestaat uit werkgroepen samengesteld op basis van het organogram. De werkgroepen bestaan opnieuw uit sleutelfiguren die de eigen dienst en de risico’s verbonden met het takenpakket van de dienst goed in kaart brengen en opvolgen. Deze twee sporen zijn van belang doorheen het volledige organisatiebeheerstraject zowel bij het in kaart brengen van de risico’s, het bepalen van de beheersmaatregelen (organisatiebeheersrapport) als bij het rapporteren en opvolgen nadien (GANTT-chart).
Het is niet aangewezen om alle activiteiten en de volledige organisatie tot in het kleinste detail te gaan opvolgen in het organisatiebeheerstraject. De prioriteiten worden vastgelegd aan de hand van de methodiek van de risicoanalyse die worden vervat in een organisatiebeheersrapport (OBR).
Het overzicht van de risico’s per dienst (spoor 2) en de risico’s op het niveau van de organisatie (spoor 1) worden samen met de maatregelen en hun maturiteit opgenomen in een organisatiebeheersrapport. Dit rapport geeft dus een overzicht van alle kritische punten en prioritaire maatregelen.
Elk jaar - uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar - krijgen de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraad het organisatiebeheersingsrapport aangeboden door de algemeen directeur. Er wordt steeds gerapporteerd over een volledig kalenderjaar voor de periode januari - december.
Ruiselede (pre-fusie)
In zitting van 30 juni 2020 keurden de Gemeente- en OCMW-raad een kader goed voor de uitrol van een organisatiebeheersingssysteem voor gemeente en OCMW Ruiselede. Dit kader diende een structuur te vormen waarop gemeente en OCMW Ruiselede konden evolueren naar een moderne, lerende organisatie die ernaar streeft zichzelf continu te verbeteren en haar doelstellingen op een efficiënte en kwaliteitsvolle manier te bereiken.
Binnen dit kader werd ervoor geopteerd om zowel de beleidsopvolging als de organisatiebeheersing op te nemen.
De pijlers van het ‘Kader organisatiebeheersing: lerende organisatie’ zijn:
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. Er wordt steeds gerapporteerd over de periode van juli (van het voorgaande jaar) tot juni (van het rapporteringsjaar).
Rapport over 2024
In de fusiecontext worden de beheersmaatregelen van Wingene en van Ruiselede opgenomen in één rapport, het organisatiebeheersingsrapport over 2024.
Dit rapport omvat maatregelen en acties voor het volledige kalenderjaar 2024 in Wingene, en voor de tweede helft van 2024 in Ruiselede.
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel. 171, §1 en 217-220
- charter organisatiebeheersing Wingene
- kader organisatiebeheersing Ruiselede
- rapportering organisatiebeheersing lokaal bestuur Wingene over 2024
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing over 2024.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening van gemeente en OCMW Wingene van het dienstjaar 2024, deel OCMW, vast en neemt kennis van de toelichting en rapportage van de financieel directeur conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
De jaarrekening 2024 werd tijdig aan de raadsleden bezorgd en wordt ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad.
De jaarrekening voor gemeente en OCMW is één gezamenlijk beleidsrapport. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
De staat van het financieel evenwicht sluit met een beschikbaar budgettair resultaat (effectieve geldstromen) van 14.804.990 euro en een autofinancieringsmarge van 1.120.420 euro. Het budgettair resultaat van het boekjaar bedraagt -2.723.662 euro.
De balans sluit met een totaal van 93.881.327 wat een stijging is van 1.638.099 euro ten opzichte van 2023.
De staat van opbrengsten en kosten sluit met een te bestemmen resultaat van het boekjaar van -5.169.180 euro.
Voor het jaar 2024 werden door de financieel directeur openstaande vorderingen oninbaar geboekt voor een totaal van 13.684 euro.
Er werden geen visums afgeleverd in 2024.
Er werden geen giften ontvangen in 2024.
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 betreffende "de beleids - en beheerscyclus"
- Jaarrekening gemeente en OCMW Wingene 2024 - deel OCMW
- presentatie financieel directeur
- Oninbaren 2024
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening van gemeente en OCMW Wingene van het dienstjaar 2024, deel OCMW, vast.
Artikel 2
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de toelichting en rapportage van de financieel directeur conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 3
De OCMW-raad neemt er kennis van dat er geen giften ontvangen werden in het jaar 2024.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening van gemeente en OCMW Ruiselede van het dienstjaar 2024, deel OCMW, vast en neemt kennis van de toelichting en rapportage van de financieel directeur conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
De jaarrekening 2024 werd tijdig aan de raadsleden bezorgd en wordt ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad.
De jaarrekening voor gemeente en OCMW is één gezamenlijk beleidsrapport. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
De jaarrekening 2024 werd tijdig aan de raadsleden bezorgd en wordt ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad.
De jaarrekening voor gemeente en OCMW is één gezamenlijk beleidsrapport. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
De staat van het financieel evenwicht sluit met een beschikbaar budgettair resultaat (effectieve geldstromen) van 8.165.987 euro en een autofinancieringsmarge van 983.371 euro. Het budgettair resultaat van het boekjaar bedraagt -2.053.577 euro.
De balans sluit met een totaal van 41.194.898 wat een stijging is van 960.739 euro ten opzichte van 2023.
De staat van opbrengsten en kosten sluit met een te bestemmen resultaat van het boekjaar van 691.631 euro.
Er werd in 2024 540.000 gestort door de gemeente aan het OCMW.
De financieel directeur geeft toelichting ter zitting en rapporteert hierbij over zijn bevoegdheden conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
Voor het jaar 2024 werden door de financieel directeur 19 openstaande vorderingen oninbaar geboekt, voor een totaal van 1907,52 euro.
Er werden 13 visums afgeleverd in 2024, er werden geen visums geweigerd. Een overzichtslijst is terug te vinden als bijlage. Er werden 1 visum afgeleverd voor personeelsaanstellingen.
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 betreffende "de beleids - en beheerscyclus"
- Jaarrekening gemeente en OCMW Ruiselede 2024 - deel OCMW
- presentatie financieel directeur
- Lijst visums 2024
- Oninbaren 2024
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening van gemeente en OCMW Ruiselede van het dienstjaar 2024, deel OCMW, vast.
Artikel 2
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de toelichting en rapportage van de financieel directeur conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.
De voorzitter sluit de zitting op 30/06/2025 om 21:21.
Namens de raad voor maatschappelijk welzijn,
Jurgen Mestdagh
Algemeen directeur
Hendrik Verkest
Raadslid