Besluit  het college van burgemeester en schepenen

Aanleiding en voorgeschiedenis

In de regio Midwest is het samenwerkingsverband Geïntegreerd Breed Onthaal (GBO) actief, dat de werkingsgebieden van de EersteLijnsZones Midden-West-Vlaanderen en RITS omvat. Vanuit dit samenwerkingsverband werd de optimalisering van de bestaande website www.welzijnswijzer.roeselare.be naar voren geschoven als actie met een regionaal karakter. De website bleek succesvol in het laagdrempelig informeren van burgers met welzijnsvragen.

Het doel is om inwoners van álle Midwest-gemeentes – ongeacht hun woonplaats – directe toegang te geven tot begrijpelijke informatie over beschikbare hulp- en dienstverlening, rechten en tegemoetkomingen. Omdat ongeveer 80% van deze informatie gemeenschappelijk is voor elke gemeente, biedt een regionale aanpak schaalvoordelen. Tegelijk blijft er ruimte voor lokale nuance (bv. specifieke diensten, specifieke toelages, openingsuren, contactpersonen). Daarnaast wordt ingezet op actieve verspreiding van de informatie onder doelgroepen, toeleiders, hulpverleners en zorgverleners.

In juni 2024 gaven 13 Midwest-gemeenten hun principiële instemming voor deelname aan het project. Door gemeentefusies gaat het nu over 11 deelnemende besturen.

Feiten, context en argumentatie

Het project omvat de opbouw en optimalisatie van een gedeelde website-structuur, waarop elk lokaal bestuur een eigen Welzijnswijzer kan beheren.

Na een selectieprocedure (goedgekeurd op 29/04/2025 in het Midwest-overleg en via e-mailprocedure in de raad van bestuur), werd op 27/05/2025 de opdracht gegund aan websitebouwer Livalos.

In het voortraject werden burgers, hulpverleners en communicatiediensten betrokken via workshops, bevragingen en validatiegesprekken via een service en digital designburo.
Wireframes, prioriteiten en technische specificaties zijn afgestemd met de stuurgroep van de Welzijnswijzer.

Meerwaarde van het werken met een regionale welzijnswijzer:

• Gemeenten behouden eigen webredactie maar delen content met elkaar.
• Regionale uniformiteit en klare taal helpt burgers sneller de juiste weg te vinden, ook bij verhuisbewegingen.
• Deze regionale uniformiteit wordt bewaakt door
• een sjabloon/afspraken die de inhoud op een gelijkaardig manier structureert 
• het gebruik van de klare taal app
• een regionale redactieraad, die wordt gekoppeld aan intervisie Welzijn.
• Integratie met Sociale Kaart, IPDC en LPDC zorgt voor actuele data en vermijdt dubbel werk aangezien lokale besturen nu al input aanleveren
• Suggestiepagina laat externe partners toe content aan te reiken en bij te dragen aan het actualiseren van de welzijnswijzer (CAW, DMW, ELZ, VAPH…).
• Voor actualisatie content die binnengehaald wordt uit informatiestroom via API (application programming interface), wordt opgevolgd voor actualisatie door Sociale Kaart Vlaanderen en Rechtenverkenner. Ook actualisatie suggesties op de welzijnswijzerpagina’s worden naar Sociale Kaart en Rechtenverkenner doorgestuurd ter opvolging.  
• De website is ontworpen volgens WCAG-richtlijnen en responsive design (leesbaar op gsm).
• Er is een mogelijkheid tot Integratie in gemeentelijke websites. Widget, Embedded Code, ... Daarnaast kan er ook een API  aangeleverd worden. Het effectief integreren via API in de gemeentelijke website kan mogelijks voor een extra kost zorgen bij de eigen websitebouwer.
• Er kan samen een communicatiestroom opgezet worden naar hulpverleners, zorgverleners en toeleiders via bestaande overlegplatformen zoals kerngroep GBO, eerstelijnsplatformen, huisartsenkring, psychologenkring, zorgraden, ...  Dit zowel voor voor het gebruik en als de hulp voor de actualisatie.

Bevoegdheid en juridische grond

- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
- De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, § 2, 1° a.
- Het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen
- Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 38/1 (Aanvullende Werken/Leveringen/Diensten).
- De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 42
- Decreet lokaal bestuur 22 december 2017.
- Statuten DVV Midwest dd. 22 december 2017, gewijzigd dd. 18 december 2018 (art. 15 en 18).
- BVR 26.05.2020 (erkenning GBO Izegem)
- BVR 16.07.2021 (erkenning GBO Roeselare)
- BVR. 16.07.2021 (Subsidie VVSG ikv ondersteuning GBO)

Financiële gevolgen

Financiering door elke gemeente afzonderlijk uit eigen budget voor een website bij Websitebouwer Livalos.
De jaarlijkse bijdrage per gemeente bedraagt € 508.20 (inclusief btw). 
De kosten voor het beheersplatform worden gedeeld (€ 840 per jaar voor de deelnemende gemeenten). 
Dit komt (o.b.v. 11 gemeenten) op een totale jaarkost (inclusief btw) van € 601.60.

Bijlagen

- gunningsverslag Welzijnswijzer

- presentatie Welzijnswijzer